Berapa banyak rencana yang disusun berakhir tanpa bekas? Jangankan berhasil, kebanyakan rencana yang dibuat hilang tanpa penah diwujudkan. Resolusi awal tahun, yang dicanangkan dengan gegap gempita, juga mengalami nasib yang sama. Apa yang direncanakan ketika dicek pada akhir tahun ternyata nihil. Konsekwensi logisnya, resolusi tahun lalu menjadi resolusi tahun berikutnya. Rencana bertumpuk di atas rencana. Bukan hanya dalam kehidupan pribadi, hal serupa juga terjadi dalam dunia bisnis. Berapa banyak strategi yang tidak dieksekusi menunjukkan ketidakhadiran sebuah sistem yang terukur.

Dalam bahasan kali ini, ide pokoknya adalah EKSEKUSI : bagaimana membuat strategimu terwujud.

Sebuah tema yang sangat simpel. Namun, tidak gampang diwujudkan.
Dalam kata pengantar buku “The Four Disciples of Execution” yang selanjutnya disebut 4DX, ada sebuah cerita menarik. Seorang pebisnis terkenal bernama Andy Grove – CEO Intel- mengundang Profesor Clayton Christensen dari Harvard Business School untuk berdiskusi tentang keinginan Andy Grove melakukan penetrasi pasar dengan produk barunya. Andy menginkan nasihat bagaimana agar siasat bisnisnya menjadi kenyataan. Sebagai pebisnis handal dia mencium ada yang tidak beres dalam mengeksesuki strategi yang telah ditetapkan. Singkat cerita, dia butuh bantuan.

Lalu Clayton mulai memberi masukan sebagaimana dia lakukan saat bertemu client. Dia menyarakan berbagai hal yang mesti dilakukan seperti ancaman produk baru, membuat unit-unit bisnis yang terpisah dan lain-lain. Belum selesai Professor mengulas ide-ide briliannya, Andy menepis dan terlihat kecewa, “Prof, aku sudah tahu apa-apa yang mesti kulakukan.” Prof terperanjat dan terdiam, lalu dia melanjutkan, “Saya undang Prof bukan untuk membahas apa yang harus saya lakukan, tapi bagaimana cara melakukannya.”

Professor termenung sekejap. Batinnya mengangkasa. Ekseskusi lebih sulit dari strategi. Strategi adalah bagaimana kita meramu seluruh perencanaan agar tercapai hasil yang diinginkan. Strategi bercerita; eksekusi mewujudkannya dalam dunia nyata. Langkah-langkah harus dirapikan dengan berbagai perubahan lingkungan, dan sering sekali keputusan-keputusan yang diambil harus memperhatikan momentum walau pada saat tertentu informasi-informasi yang didapat belum sepenuhnya terkompilasi. Strategi-strategi yang baik dengan berbagai alat bantu bisa dihasilkan, namun cara mengeksekusinya tetap menjadi sebuah isue yang layak dikaji. Para pemimpin bisnis atau penasihat pengembangan diri tetap saja bergelut menemukan cara yang tepat untuk mewujudkan strategi, membuat harapan menjadi nyata. Tentu memprihatinkan masalah terbesar berupa kerumitan mewujudkan strategi tidak ditopang dengan teknik yang mumpuni.

Atas keprihatinan terbengkalainya berbagai rencana, buku 4DX ini hadir. Buku ini digagas oleh Chris McChesney, Sean Covey, dan Jim Huling. Terdapat langkah-langkah nyata yang bisa diukur agar sebuah rencana bisa diwujudkan dengan baik. Teknik dalam 4DX ini dapat diterapkan tidak hanya untuk bisnis, namun juga untuk pengembangan diri. Kamu bisa menggunakannya sebagai kontrol atas rencana-rencana yang sudah disusun. Kamu tertarik?

Bertanding untuk juara
Seberapa sering kamu berolahraga hanya sebagai bentuk rekreasi atau untuk sekedar pemanasan? Bermain tenis, atau menendang bola, atau memasukkan bola kekeranjang–dimana seluruh permainan tersebut dilakukan hanya pemanasan tanpa ada perhitungan nilai. Tentu, kamu akan melakukannya dengan santai. Sekarang, coba ingat ketika kamu pernah bertanding dimana skornya terpampang. Contoh, sebuah papan besar menunjukkan jumlah goal seperti dalam permainan bola. Setiap kali skor berubah, permainan bertambah panas. Permainan semakin sengit, dan pemain kian bekerja keras. Papan skor adalah refleksi pergumulan: mengatasi kemelut untuk menjadi juara. Persis seperti pergumulan mewujudkan rencana bisnismu atau rencana pribadimu. Teknik 4DX mengadopsi sistem skor sehingga kamu selalu bisa melihat posisimu dimana. Permaianan bertambah sengit dengan nilai akhir menang atau kalah sangat tergantung seberapa bagus kamu bermain. Papan skor begitu penting peranannya, dinamika bisa didorong lebih kuat dengan mengikutsertakan papan skor dalam mewujudkan rencana-rencanamu.
Bagaimana hubungannya papan skor dengan tujuan-tujuan pentingmu?
Untuk lebih memudahkan kamu memahaminya, teknik 4 DX memiliki 4 area utama, yaitu:1 Menetapkan tujuan utama yang ingin diraih (Wildly Important Goal)2 Melakukan tindakan yang diidentifikasi sebagai Lead Measure3 Mencatat tindakan dengan Papan Skor4 Menciptakan irama akuntabilitas
Karena foukus utamanya adalah meningkatkan kualitas diri, pembahasan selanjutnya hanya berpusat pada 3 point saja– tidak termasuk menciptakan irama akuntabilitas.

Menetapkan tujuan utama yang ingin diraih (Wildly Important Goal)
Perubahan bisa terjadi pada saat kamu menentukan sasaran yang memiliki efek besar. Terkait bagaimana cara menentukan prioritas yang benar membutuhkan refleksi mendalam tentang dirimu, sebagai alat bantu kamu bisa menggunakan matrik yang dibuat oleh Stephen Covey. Sasaran penting ini tidak perlu banyak. Cukup pilih satu atau dua sasaran. Sasaran penting ini dalam 4DX disebut dengan Wildly Important Goals (WIG). Tantangan yang kamu hadapi adalah ternyata tidak mudah menemukan WIG, perlu menyaring dan melihat apa yang sebenarnya yang kamu inginkan. Juga, WIG ini akan bersaing dengan kegiatan sehari-hari yang tidak terlalu penting sehingga keberadaannya mungkin saja telah tertimbun oleh hal-hal lain.
Setelah kamu menentukan WIG tahap berikutnya adalah melakukan tindakan yang mempengaruhi Lead Measure.

Melakukan tindakan yang diidentifikasi sebagai Lead Measure
Pengukuran adalah sebuah tindakan untuk mengetahu iposisi kita dengan tujuan yang ingin dicapai. Alat ukur membantu kita melakukan refleksi atas berbagai tindakan yang telah diambl untuk mewujudkan harapan. Ada dua buah alat ukur yand dapat kamu gunakan yang dikenal dengan Lag Measure dan Lead Measure. Ini dua istilah yang menarik, kamu akan memahaminya dengan melihatnya dalam ilustrasi berikut.Bayangkan kamu ingin menurunkan berat badan. Misal, berat badanmu sekarang 80 kg dan ingin diturunkan menjadi 70 kg dalam waktu 5 bulan. Tentu tidak mudah menurunkan selisih 10 kg dalam 5 bulan. Namun kamu bersikeras. Bila yang kamu lakukan adalah membeli timbangan besar, dan menggunakannya untuk mengukur berat badan secara periodik hingga 5 bulan. Itulah yang disebut kamu mengukur Lag Measure, artinya hasil ukuranmu tidak bisa merubah apa-apa. Kamuhanya mendapat informasi posisi beratmu pada setiap pengukuran.
Sebaliknya, bandingkan dengan contoh berikut ini.
Masih mengenai hal yang sama, kamu igin menurunkan berat badan sebanyak 10 kg dalam waktu 5 bulan. Kamu berpikir kira-kira apa yang bisa menurunkan berat badan. Kamu dapat dua cara utama yaitu : 1) melakukan jogging secara teratur, 2) mengurangi makan berlemak. Katakanlah, hal yang paling mungkin kamu lakukan adalah melakukan jogging selama 35 menit dari hari Senin sampai dengan Sabtu. Untuk makanan berlemak, kamu belum bisa mengontrolnya berhubung masih tinggal di kos-kosan. Jadi lupakan mengenai pilihan mengontrol makanan berlemak.

WIG kamu adalah menurunkan berat badan. Melakukan jogging setiap hari selama 35 menit adalah tindakan yang berfokus pada Lead Measure; Menimbang berat badan adalah Lag Measure.

Lead Measure adalah mengukur seluruh tindakan yang memberi dampak langsung terhadap pencapaian sasaran: sasarannya adalah menurunkan berat badan. Jogging selama 35 menit 5 kali seminggu akan menggerus lemak secara teratur melalui proses metabolisme tubuh.
Menentukan Lead Measure tidak terlalu sulit, kamu hanya perlu memikirkan tindakan apa yang memberikan efek perubahan langsung pada pencapaian sasaran. Ia bertindak seperti anak tangga, satu demi satu tersusun dengan arah ke atas menuju tujuan.

Bagiamana dengan dirimu? Apakah sudah siap menentukan Lead Measure untuk WIG-mu?

Mencatat tindakan dengan Papan Skor
Papan skor mempengaruhi pola permainan. Tim yang melihat posisinya ketinggalan akan bermain lebih semangat mengejar kemenangan. Pun demikian tim yang telah unggul, mereka juga akan bermain dengan energi penuh untuk tetap unggul. Melihat begitu pentingnya efek papan skor dalam sebuah permainan, mengadopsi prinsip papan skor adalah sebuah ide yang brilian.
Menempatkan Lead Measure sebagai poin dalam papan skor memberikan kamu antusiasisme untuk menjaga rantai eksekusi Lead Measure dalam tidak terputus selama waktu yang telah kamu tentukan. BIla rantai eksekusi terputus terputus artinya pada waktu itu posisimu kalah.
Perhatikan ilustrasi berikut, Lead Measure-mu adalah jogging selama 30 menit selama 5 kali seminggu selama 1 bulan, kamu dapat menuliskan begini:
WIG : Menurunkan berat badanLead Measure : Jogging 30 menit, Senin sd Jumat selama 4 minggu. Jika dilakukan, berwarna hijau. Namun, jika tidak dilakukan akan diwarnai merah.

Demikian hingga selesai target 3 bulan. Progresmu bisa dilihat setiap minggu. Idealnya, kamu selalu menang dengan skor 5-0. Kalau pun tidak bisa mencapai kemenangan telak, paling tidak kamu harus bisa mengontrol dirimu untuk tidak menderita kekalahan dalam setiap minggu, apalagi kalau kekalahannya sangat buruk 0 vs 5.

Menjaga stamina agar target ini tercapai tentu tidak mudah. Bila hanya mengandalkan semangat belaka, biasanya sebagai manusia kamu akan merasa jenuh, dan pada akhirnya mencoba mencari pembenaran mengapa warna merah pada kolom eksekusi semakin banyak. Untuk mencegah hal ini, kamu butuh sebuah alat sebagai pengontrol dirimu yang dinamakan fixed schedule productivity.

Jadwal yang akan kamu penuhi bersifat baku. Alokasi waktu untuk jogging sudah kamu tetapkan jauh-jauh hari pada pukul berapa akan dilakukan. Sebagai contoh, kamu memilih waktu joggingmu sepulang kerja, pukul 7 sore. Jadi, pukul 7 sore kamu mulai jogging. Bagiamana kalau pekerjaan terlalu banyak? Tentu saja kamu akan memaksa dirimu untuk bekerja dari pagi hingga petang untuk menuntaskan pekerjaanmu, dengan kata lain, kamu akan menyingkirkan kegiatan yang tidak produktif sepagi mungkin. Kamu fokus pada penyelesaian pekerjaan dengan tujuan agar jadwal jogging tetap dapat terpenuhi. Bagaimana bila sudah sedemikian ketatnya jadwal dijaga namun tetap tak bisa dilakukan? Berarti pada hari itu kamu kalah, kamu membubuhkan tanda merah, gampang sekali kan? Penting diingat, walaupun eksekusi pada hari gagal, tetap telah melalui serangkaian proses panjang dengan usaha sekuat tenaga untuk dilakukan.

Perlu juga diperhatikan, pemilihan jadwal ini dilakukan dengan asumsi bahwa intervensi dari kegiatan lain sangat minim. Jangan dibuat jadwal dimana kamu sudah tahu bahwa pelaksanaannya sangat kecil kemungkinannya. Bila pemilihan jadwal sudah tepat, setiap kolom berwarna merah sifatnya hanya insiden belaka, artinya kolom warna hijau tetap akan lebih banyak.

Disiplin dengan mengacu pada teknik 4DX akan merubah perilakumu. Karakter yang biasanya tidak displin dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan akan dirapikan menjadi pribadi yang bekerja lebih cepat. Penyakit suka menunda-nunda juga perlahan akan hilang dengan sendirinya. Menarik sekali, bukan?

Penulis : Mohammad Haikal, ST., MIFP

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *